因公短期出国

为保证申请人顺利办理手续,请至少提前1个半月提出申请(赴俄罗斯、美国请至少提前3个月申请)。请各位教师在收到外方邀请信后,尽快到国际合作处办理相关手续。

  • 第一步:保密审查及出国(境)公示

     填写《对外科技交流保密承诺书》(在保密处网站下载),本人签字并提交至所在单位保密工作负责专员;填写《西北工业大学因公临时出国(境)公示》,并发送至国际合作处jiaoshichuguo@nwpu.edu.cn。

  • 第二步:所在部门审核

     1、详细填写《西北工业大学因公临时出国(境)任务和预算审批表 》

     填表注意事项:

      1)此表仅适用于因公出国时间不超过90天的教职工;

      2)本人签字后,由所在学院院长或处级单位行政一把手审批并加盖所在学院或处级单位公章;

      3)正处级干部因公出国:学院院长出访由学院党委书记审核签字、学院党委书记出访由院长审核签字、机关单位主要领导出访由本单位分管外事工作领导审核签字,然后报分管校领导签署意见,经由国际合作处审核后报送主管外事副校长审批;

      4)出生时间:请严格按照身份证上的出生日期填写,并仔细核对;

      5)出生地:请严格按照户口信息填写,填写到出生地所在省即可;

      6)出访时间:以邀请信中的出访时间为准,欧美国家前加一天后加两天,其他国家和地区前加一天后加一天(如:出访美国的邀请信上时间为:2013年12月2日至10日,则出访时间应填成:2013年12月1日至12日)。此规定仅限参加国际会议和合作研究两个类别的出访任务,其他出访类别严格按照邀请信上提供的出访时间填写。

      7)出访路线:填写从出境城市起至任务城市再至入境城市即可(注意:转机城市不写)(例:北京—德国法兰克福—北京)。

     2、邀请信复印件及中文翻译件各一份

     注意事项:

      1)邀请信中需明确以下信息点:出访人姓名、出访时间、出访地点、出访事由、工作内容和目的、费用来源(由邀请方资助的,需在邀请信中明确资助范围和资助内容;邀请方全额资助境外费用的,需落实邀请方是否承担境外意外、医疗保险费用);

      2)邀请信需打印在邀请单位的信函纸上,并有邀请人的亲笔签名;

      3)邀请信必须从访问目的国或地区的本土发出,驻华办事处或驻华分支机构发出的无效;

      4)可先用电子邮件发来的邀请信扫描件办理审批手续,原件或传真件随后邮寄,用于签证申请。

     3、日程安排表一份

     注意事项:

      1)用A4纸单独打印;

      2)参加国际会议按天写每天的任务安排。合作研究时间在一周以内的,按天写每天的任务安排;时间在一周以上的以周为单位填写每周的任务安排;

      3)日程安排的起止时间,以《西北工业大学因公临时出国(境)任务和预算审批表 》中填写的出访时间为准;

      4)日程表开头与结尾务必分别写清楚抵离日期和地点,写明全部经停城市(包括航班与陆地交通);

      5)日程中的工作内容要具体,着重体现学术内容;

      6)因公任务必须占出访总天数的三分之二以上;

      7)交流考察一律不予审批;

     4、参加其他单位组团的还须提交:

      1)组团单位所属部委出具的《关于双跨团组征求意见函》原件复印件各一份;

      2)《任务通知书》原件复印件各一份;

      3)《任务批件》复印件两份;

      4)在外日程及费用情况说明一份。

      注:以上材料由组团单位提供。

     5、65 周岁以上申请者,需出具市级以上医院的健康证明和家属同意函。

  • 第三步:学校审核

     1、申请人将所在单位审核合格、并签署所在单位意见加盖公章的《西北工业大学因公临时出国(境)任务和预算审批表》及附件材料提交国际合作处进行审核;

     2、国际合作处将《西北工业大学因公临时出国(境)任务和预算审批表》及附件材料的复印件报人事处、保密处审查备案;

     3、国际合作处将审核合格的材料上报主管外事校领导审批。

  • 第四步:出具任务批件和政审,护照签证预约

     1、国际合作处出具以下批件和政审:

      1)《西北工业大学因公短期出国(境)任务批件》或《西北工业大学因公短期出国(境)任务确认件》(参团适用);

      2)《西北工业大学因公出国及赴港澳人员审查批件》。

     2、因公护照或签证预约:

     在出具批件和政审的同时,国际合作处将为教师出具《因公护照或签证办理预约单》,请各位教师按照预约单的时间前来国际合作处办理因公护照或签证。

  • 第五步:办理因公护照

     约为15个工作日。

     1、请携带以下材料到国际合作处办理因公护照:

      1)数码照片回执1份(佳艺数码:西工大友谊校区南门对面或陶松照像馆:光华路20所朝东);

      2)政审原件1份;

      3)任务批件原件1份;

      4)任务批件复印件2份;

      5)身份证原件;

      6)办理护照人员需提供电子版身份证扫描件(JPEC格式,像素300pi以上,文件不大于100KB, 比例为241*150px)和电子版户口本本人页扫描件(“民族”“出生地”信息清晰,像素300pi以上,文件不大于100KB),将其发至自己的邮箱,以便填写表格时使用。;

      7)未完全过期的旧护照原件 (不在有效期内的护照)。

     2、在国际合作处采集指纹签名信息并填写《因公护照申请表》。

     注意事项:打印出来的《因公护照申请表》中个人签名需申请人本人亲笔签名,应签在虚线框内,不得接触或超出虚线框,尽量居中用正楷签名。

  • 第六步:签证申请

     约20个工作日,美国需2个月以上,具体所需时间视国别而定。

     根据国际合作处出具的签证预约表中的预约时间,将以下签证所需材料提交国际合作处,并在国际合作处填写《二维码签证事项表》:

      1)半年以上有效期的因公护照(注意护照上应有中文签名);部分国家护照有效期要求:赴美国、英国执行任务,护照有效期为距离出访时间1年以上;赴法国执行任务,护照有效期为距离出访时间9个月以上;赴其它国家执行任务,护照有效期为距离出访时间7个月以上。

      2)办理各国所需材料详见《各国签证所需材料》

      3)办理美国签证预约详见《美国签证预约所需材料及流程图》

     注意事项:

      1)《各国签证所需材料》在国际合作处因公出国(境)专栏查找;

      2)签证材料中涉及到出访时间、出访线路、出访内容,出访人数等信息必须同任务批件内容一致;

      3)英文照会除芬兰和墨西哥以外交部名义写以外,其它国家全部以工信部名义写;

      4)邀请信的要求:西班牙要求带护照号码的邀请信;法国、意大利需要邀请人护照复印件;

      5)提交填写完整的签证表,签证表需申请人签名的地方均用中文签名;

      6)美国签证的预约和申请:根据使馆规定有预约面谈和背景调查程序,周期较长,应尽可能提早办理。美国签证面谈的预约周期为二周到二个月不等;背景调查时间不固定,时间长短受美国驻华大使馆受理签证申请数量及申请人的专业背景影响;

      7)因护照为重要证件,在邮寄中可能发生破损情况,影响老师正常出访。建议老师在办理签证时,自己将材料送至北京;如需国际合作处代邮寄,在邮寄过程中发生问题,可能会延迟出访。

  • 第七步:领取签证

     接到国际合作处签证领取通知后,自行打印《西北工业大学护照和签证领取单》到工信部护签中心交护照签证费用并领取护照和签证。

  • 第八步:出国执行任务

     1、出境前请仔细阅读:《西北工业大学涉外人员手册》(在国际合作处领取);

     2、严格按照批件所批复的出访日期执行任务,不得擅自提前或推后出访时间,不得延长在外停留时间。若因申请美国签证被行政审查而导致无法按期出行,在出访前以情况说明的方式报国际合作处(由本人签字,院长或处级单位一把手签字,盖单位公章),由国际合作处审批新的出访日期。

  • 第九步:回国后手续

     1、提交总结:回国后7日内,在国际合作处网站下载《西北工业大学出国(境)项目总结表》,填写后将纸版交国际合作处,电子版发至jiaoshichuguo@nwpu.edu.cn。

     2、归还因公护照:按照外交部以及工业和信息化部的统一要求,回国后7日内,将因公护照上交国际合作处保管;

     3、办理“证照交还证明”:持批件原件在国际合作处办理“证照交还证明”,作为教师办理报销手续的材料之一;

     4、请教师本人务必留存因公护照首页、签证页和出入境记录页复印件或扫描件,以便办理报销手续和日后办理出访时使用。

  • 第十步:报销

     1、持批件原件、“证照交还证明”、 因公护照首页复印件、本次出访签证页复印件、出入境记录页复印件、及相关票据,按财务相关规定,去财务处报销;

     2、出国(境)费用的报销不能分次办理,请各位教师整理好全部票据后,一次完成报销手续。

     3、未按照批件时间出访或未持因公护照出访,一律不予报销。

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